皆さん、こんにちは.
ロータリークラブを運営するうえで大切なのは事務局です。
会長・幹事等の役員は当然ですが1年単位で変わります。その中で事務関係まで役員が介入することは大変なことです。
とすれば、事務局員がクラブに在職している期間が長ければ長いほど、クラブ運営の核心的部分は事務局への依存度が高まっいきます。
ある意味、事務局という専門的な分野はクラブにとって大変ありがたいことではありますが、長い期間を経るとそれが弊害になる場合もあります。
クラブ事務局が突然辞めてしまったことを想像してみてください。
今まで、当たり前のように、地区・クラブ間・会員の情報伝達と会計業務を全て行ってきたことをクラブ役員がその業務を遂行できるでしょうか。
もしそのような場面にクラブが出くわしたらクラブ運営は崩壊するかもしれません。
現実にこのようなことが起こりました。結局クラブは独自運用が不可能になり、クラブが消滅するといった事案です。
私たちは、このような想定外のことが起こりえるということを認識し、その危機対策に乗り出さなくてはならないということも事実です。
日常の当たり前のことが非日常になった時のことを踏まえしっかり危機管理していなければなりません。
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先日4月28日(土)に松本ホテルモンターニュにて「次年度会長・幹事・事務局会議」が開催されました。
中信第二グループでは、木曽RC・松本南RC・松本空港RC・松本西南RC・塩尻RC・塩尻北RC・信州友愛RCの7クラブで構成されています。
議題は次年度のRIテーマ及び次年度上沢ガバナー年度での地区目標・活動方針を発表し、その後、各クラブの自己紹介と現況を話して頂きました。
当クラブからは小池次期会長・堀川幹事・笠原理事・大嶋尚志会員・手塚事務局が参加されました。
会議後は懇親会にて皆さんとの親交を深め、次年度に向けての新たな結束を誓いました。
こうしてリアルに行う会議・懇親会は、きちんと感染対策されていれば充分可能であると確信しました。
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さて、当クラブにおいては事務局を設置しておりません。当初は会長・幹事にて充分処理できると思っていましたが
例会運用・会計処理・他クラブ・地区とのメールの頻繁なやり取りなど、多忙を極めているのが現状です。
また、クラブ会員が広域に分散しているため情報の伝達などにも苦慮しているのが現状です。
今後クラブ運営を効率化し、活性化するためには役員が充分力を発揮することが重要です。
事務処理を切り離してクラブ運営に専念するために、事務所と事務局の設置は必須と考えます。
もちろん、その為の費用が発生しますので、今後は年会費の多少の値上げは必要になるかと思います。
クラブ会員の皆さんにはそのことをぜひ理解して運営に協力して欲しいと考えています。
